Rapport

Frifond er streng på bilagskontroll. Vi ser nøye gjennom rapporten, regnskapet og kvitteringene deres etter endt prosjekt. Alle utgifter dere har må dere også dokumentere ved hjelp av kvittering. Hvis dere mister en kvittering eller glemmer å få den med, kan det resultere i at vi ikke godkjenner utgiften og i verste fall krever tilbake beløpet dere ikke kan dokumentere.

Et bilag inneholde

  • navn og adresse til den som selger eller leverer en vare eller tjeneste
  • fødsels- eller organisasjonsnummer til den som selger en vare/tjeneste
  • spesifikasjon av hva som ble solgt eller levert
  • totalbeløp
  • dato for salg eller leveranse.

Vi godkjenner ikke

  • ordrebekreftelser
  • pakksedler
  • bankterminalutskrifter
  • nettbankutskrifter

Håndskrevne kvitteringer

  • må inneholde de samme opplysningene som et vanlig bilag (se over)
  • må inneholde en underskrift eller stempel fra den som har  solgt eller levert varen
  • skal du honorere noen kan du etterspørre et honorarskjema fra saksbehandleren din. Da vil du få et skjema der du enkelt kan se hvilke opplysninger som kreves, som du og den som skal honoreres fyller ut.

Gode råd

  • Les nøye hva som står om rapportering i tilsagnsbrevet (blått ord: tilsagnsbrevet finner du ved å logge deg inn på ”Min side” på frifond.no, gå inn på søknaden, og se under fanen som heter ”Vedtak”).
  • Les punkt ti i retningslinjene, og kanskje veiledningssidene våre.
  • Ha en økonomiansvarlig i gruppa som oppbevarer alle originalkvitteringene. Behold originalkvitteringene helt til dere får en e-post om at saken er avslutta. Frifond kan ha opp til ett års behandlingstid for rapporter.
  • Dersom dere mangler/har mistet et bilag, så kan det hende saksbehandleren deres vet råd. Vi har sett mange rapporter og kan ofte hjelpe dere med å finne en løsning.

Eksempel på hva en kvittering må inneholde:

Bilag med forklaringer